Soluzioni EDI per il Trasporto e la Logistica

Con Electronic Data Interchange (EDI) si intende un interscambio di dati tra sistemi informatici, attraverso un canale dedicato ed in un formato definito in modo da non richiedere intervento umano.

I principali vantaggi di utilizzare un sistema EDI, al posto delle più tradizionali lettere, fax o email, sono i seguenti:

• Riduzione o potenziale azzeramento del tempo dedicato al data entry manuale di uno o più operatori
• Velocità nel trasferimento dati
• Eliminazione dei margini di errore legati all’intervento umano (es. digitazioni errate, letture errate)
• Eliminazione di tutta la documentazione cartacea, dei costi di toner, carta, stampe, trasmissioni telefoniche via fax, ecc…
• Estrema fidelizzazione dei propri Clienti, che vedono nell’interfacciamento dati uno strumento efficace e vantaggioso in termini di tempi, costi e risorse

Di contro, è chiaro che per attivare un sistema EDI affidabile ed efficiente, avremo bisogno di personale informatico specializzato, implementazioni software dedicate, riorganizzazioni di procedure interne atte ad accogliere i nuovi sistemi di lavoro, senza contare eventuali procedure di emergenza legate all’interruzione accidentate del flusso dei dati scambiati.

Tutto questo ha un costo, in termini sia economici che di tempo. Da un lato, creare un sistema informativo capace di gestire un flusso dati complesso, spesso spaventa le Aziende. Dall’altro canto invece, una volta fatto il primo passo e sostenuti i costi di avviamento ed implementazione iniziale, il risparmio in termini di tempi e costi, sarà estremamente vantaggioso.

Il nostro Gruppo GestioniLogistiche.com, negli anni ha prima creato e poi perfezionato un sistema di trasmissione EDI, ormai adattabile a buona parte delle problematiche legate alla gestione dati del trasporto e della logistica. La tecnologia utilizzata è moderna e flessibile, capace di interfacciarsi con tutti i sistemi di trasmissione dati funzionanti per via telematica (email, ftp, soap, http, xml).
Questo ha comportato una riduzione del personale dedicato al data entry del 50%, con flussi di dati inseriti in automatico, pari ad una media di circa 15.000 inserimenti/mese.

Prendendo in esame un flusso legato ad un singolo trasporto, possiamo calcolare un tempo medio di inserimento manuale del dato.
Le informazioni minime, per la realizzazione di un servizio di trasporto posso essere:

• Cliente che commissiona il trasporto (codificato 3 secondi)
• Codice riferimento del trasporto del Cliente (non codificato 5 secondi)
• Azienda di ritiro o consegna merce (Ragione Sociale, indirizzo, cap, località, numero di telefono, orari di apertura/chiusura) (può essere non codificato 20 secondi)
• Dati della merce (tipo merce, numero colli, peso, volume, misure) (non codificato 10 secondi)
• data di ritiro/consegna merce (non codificato 3 secondi)
• Eventuali dati accessori (note, contrassegno, preavvisi telefonici, istruzioni particolari, ecc…) (non codificato 10 secondi)
• Conducente che svolgerà il servizio di trasporto (codificato 3 secondi)
• Importo del trasporto (di norma calcolato in automatico 0 secondi)

Sommando il tutto, si arriva a:

54 secondi ad inserimento * 15.000/mese = 810.000 secondi → 225 ore/mese

A questo punto è facile capire, una volta attivato uno scambio dati EDI, quanto si può risparmiare in termini economici e quanto queste considerazioni influiscano in termini di TCO, nella fase di implementazione del sistema.

GestioniLogistiche.com è in grado di offrire consulenza specializzata in questo ambito, valutando le singole esigenze dei nostri Clienti e proponendo soluzioni tecnologiche, già ampiamente collaudate nel settore del Trasporto e della Logistica.